選考対策 / 面接
リファレンスチェックは公務員でも行われるか
選考の終盤で、前職や現職の関係者に話を聞く手続きが行われることがあります。
実施の有無は、会社と職種によって異なります。多くの中途採用では行われませんが、管理職の採用や、一部の業界では実施されることがあるとされています。
在職中の方にとっては、「所属に知られるのではないか」という心配が先に立つ手続きです。
この記事では、仕組みと、在職中の場合の考え方を扱います。
本人の同意が前提です
まず、制度の前提を確認します。
個人情報の保護に関する法律第27条第1項です。
> 個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
本人の同意なく、個人データを第三者に提供してはならない。
つまり、現職や前職の勤務先が、応募先の会社に、本人の同意なく個人データを提供することはできません。
実務としても、この手続きは本人の同意を得たうえで行われるのが通常です。同意の書面や、依頼先の連絡先の提供を求められます。
同意していないのに、勝手に所属へ連絡が行くという形は、制度の前提に反します。
心配の多くは、ここを知ることで小さくなります。
進み方
一般的な例として挙げられる流れです。会社によって異なります。
| 順 | 内容 |
|---|---|
| 1 | 応募先から、実施の説明と同意の確認 |
| 2 | 応募者が、依頼する相手を選んで連絡先を提供 |
| 3 | 応募先または委託された事業者が、相手に連絡 |
| 4 | 相手が、質問に回答（書面または面談） |
| 5 | 結果を、選考の参考にする |
2つ目が要点です。相手を選ぶのは、応募者本人であるのが通常です。
人事部門に無断で連絡が行くわけではありません。
在職中の公務員の場合
ここが、いちばん相談の多い部分です。
在職中で、所属に転職活動を知られたくない場合、依頼できる相手が限られます。
| 依頼先の候補 | 可否 |
|---|---|
| 現在の所属の上司 | 在職中は難しいことが多い |
| 過去に一緒に働いた上司（異動済み） | 候補になり得る |
| 過去の同僚（異動済み） | 候補になり得る |
| 退職した元上司 | 候補になり得る |
| 派遣先や出向先の関係者 | 候補になり得る |
2つ目と3つ目が、現実的な候補です。
役所は異動が多いため、「一緒に働いたが、いまは別の所属にいる人」が複数いるはずです。その方に依頼できないかを検討してください。
依頼する前に、必ず本人に相談してください。転職活動をしていることを伝えることになるため、信頼できる相手を選ぶ必要があります。
在職中であることは、伝えてよい
「在職中のため、現在の上司には依頼できません」と伝えて構いません。
この事情は、応募先も理解しています。在職中の応募者が多数であることは、採用する側も承知しています。
代替の案を示すと、話が進みます。
> 現在も在職しているため、いまの所属の上長には依頼できません。以前に同じ課で一緒に仕事をしていた方（現在は別の部署）であれば、依頼できます。
この形で提案すれば、多くの場合は調整されます。
どうしても依頼できる相手がいない場合は、その旨を伝えてください。実施を見送る、あるいは入社後に行うという扱いになることもあります。
聞かれる内容
実施される場合、次のような内容が聞かれるとされています。
| 分類 | 内容 |
|---|---|
| 在籍の事実 | 在籍の期間、役職、担当していた業務 |
| 仕事の進め方 | 強み、改善の余地、周囲との関わり方 |
| 実績 | 担当した業務の範囲と成果 |
| 再度一緒に働きたいか | 総合的な評価 |
いずれも、書類や面接で本人が述べた内容と、大きくずれていないかの確認という位置づけです。
書類に書いた内容を誇張していると、ここで差が出ます。
逆に、正確に書いていれば、この手続きは確認で終わります。
依頼する相手への伝え方
依頼は、相手にも手間が生じます。次の4点を添えると、相手が判断しやすくなります。
| 伝えること | 内容 |
|---|---|
| 何が必要か | 書面での回答か、電話や面談か |
| どのくらいの時間か | 所要の目安（30分程度など） |
| 何を聞かれるか | 在籍の期間、担当した業務、仕事の進め方 |
| 期限 | いつまでに対応が必要か |
加えて、「断っていただいても構いません」と添えてください。相手にも都合があります。断りにくい形で依頼すると、関係に影響します。
依頼した後は、結果にかかわらず報告してください。選考が通った場合も、通らなかった場合も、一言伝えるのが礼儀です。転職活動は、その人との関係の中で行われているという点は、忘れないほうがよいところです。
断れるか
同意しない選択はできます。
ただし、選考の進め方に影響する可能性があります。実施を前提としている求人では、同意しないことで選考が進まない場合もあります。
気になる場合は、理由を添えて相談してください。
> 在職中で、依頼できる相手が限られます。入社が決まった後であれば対応できますが、選考の段階では難しい状況です。
事情を説明すれば、調整されることがあります。
経験の言い換えから相談することもできます。
なお、人材会社を経由している場合は、担当者が応募先との間に入って調整することがあります。依頼先の確保が難しい事情は、担当者に先に伝えておくと、応募先への説明も含めて対応されます。
よくある失敗
1. 手続きを理由に応募をためらう
実施される求人は限られます。
2. 依頼先に事前に相談しない
転職活動を伝えることになります。必ず先に相談してください。
3. 現在の上司に依頼しようとする
在職中は難しいことが多いです。代替の案を示してください。
4. 書類の内容を誇張する
ここで差が出ます。
5. 断れないと思い込む
同意しない選択はできます。ただし影響はあり得ます。
6. 事情を説明しない
在職中であることは、伝えて構いません。
まとめ
- 実施の有無は、会社と職種によって異なります。多くの中途採用では行われません
- 個人情報保護法第27条第1項は、本人の同意なく個人データを第三者に提供してはならないとしています
- 依頼する相手を選ぶのは、応募者本人であるのが通常です。無断で所属に連絡が行く形ではありません
- 在職中は、異動した元上司や元同僚が現実的な候補です
- 依頼の前に、必ず本人に相談してください。転職活動を伝えることになります
- 書類の内容を誇張していると、ここで差が出ます。正確に書いていれば確認で終わります
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よくある質問
依頼した相手から、所属に伝わることはありませんか
相手の選び方の問題です。依頼する時点で、転職活動をしていることを伝えることになります。したがって、話しても構わない相手を選ぶ必要があります。判断の目安は、「この人に相談したら、他に広げずに受け止めてくれるか」です。加えて、依頼するときに、その旨を明確に伝えてください。「まだ所属には話していないので、この件は伏せていただけると助かります」。この一言を添えるかどうかで、扱いが変わります。なお、相手にも負担が生じます。依頼は、必要になった段階で、丁寧にしてください。
前職が民間で、そちらに照会される場合は
民間の勤務先であれば、依頼先の選択肢は広がります。ただし、退職の経緯によっては、依頼しにくい相手もいるはずです。その場合は、別の相手を選んで構いません。在籍していた会社の中で、一緒に働いた実績があり、話せる関係の人であれば足ります。なお、会社によっては、在籍の確認のみに応じる方針を取っていることがあります。人事部門が「在籍期間と役職のみ回答」とする運用です。その場合も、手続きとしては成立します。応募先には、その旨を伝えておくと調整がしやすくなります。
公務員の場合、所属が回答してくれるのでしょうか
組織としての回答は、難しい場合があります。職員の情報は個人情報であり、組織として外部に提供するには、根拠と手続きが必要になります。そのため、この手続きは、個人として対応してもらう形が現実的です。つまり、元上司や元同僚に、個人の立場で回答してもらうということです。依頼するときは、「組織としてではなく、個人として一緒に働いた経験の範囲で」と伝えてください。相手も答えやすくなります。なお、回答する側も、職務上知り得た秘密には触れられません。話せるのは、仕事の進め方や、一緒に働いた印象の範囲です。