選考対策 / 面接
内定辞退の伝え方
内定を辞退する場面は、転職活動では珍しくありません。
複数の応募先から結果が出た、条件が合わなかった、いまの職場に残る判断をした。いずれも、正当な理由です。
ただし、伝え方には配慮が要ります。相手は、採用の枠を確保して待っているからです。
この記事では、時期と方法を扱います。複数から選ぶ場合の判断は複数内定が出たときの選び方にあります。
「いつでも解約の申入れをすることができる」
まず、一般的な前提を確認します。
民法第627条第1項です。
> 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
期間の定めのない雇用については、各当事者がいつでも解約の申入れをすることができる。
労働者の側から辞めることができるという一般の原則が、条文に置かれています。
なお、内定の法的な性質は、個別の事情によって判断されます。受諾の前か後か、どのような書面を取り交わしたか、入社の日までの期間。これらによって扱いが変わり得ます。
具体的な判断が必要な場合は、専門家に相談してください。
この記事で扱うのは、実務上の進め方です。
受諾の前と後で、重さが違う
| 段階 | 扱い |
|---|---|
| 提示を受けたが、受諾していない | 辞退は通常の判断。早く伝えれば問題になりません |
| 受諾した後 | 合意した内容の解消になります。影響が生じます |
| 入社の直前 | 採用の計画への影響が大きい。避けてください |
受諾の前に判断してください。
迷っている間は、受諾しない。これが基本です。期限は相談できます。
伝える時期
決めたら、すぐに伝えてください。
| 遅れると | 何が起きるか |
|---|---|
| 1日 | 大きな影響はない |
| 数日 | 他の候補者への連絡が遅れる |
| 1週間以上 | 採用の計画に影響。他の候補者が他社に決まることがある |
「言いにくいから」という理由で遅らせるのが、いちばん影響が大きいです。
伝えるのは、数分で終わります。
伝える方法
| 方法 | 使いどころ |
|---|---|
| 電話 | 受諾の前後を問わず、まず電話が確実 |
| メール | 電話の後の記録として。電話が繋がらない場合は先にメール |
| 人材会社の経由 | 担当者から伝えてもらう。この場合は担当者に連絡 |
人材会社を経由している場合、直接連絡する必要はありません。
担当者に伝えれば、応募先への連絡は担当者が行います。
直接応募の場合は、採用の担当者に電話してください。
理由の述べ方
簡潔で構いません。
> このたびは内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。慎重に検討いたしましたが、他社からいただいたご縁で進めることといたしました。貴重なお時間をいただきながら、このようなご連絡となり申し訳ございません。
3文で足ります。
| ✕ | ○ |
|---|---|
| 比較の内容を詳しく述べる | 「他社で進めることにした」で足ります |
| 条件への不満を述べる | 述べる必要がありません |
| 曖昧にする | 辞退であることを明確に |
| 謝りすぎる | 一言で足ります |
1つ目について補足します。「御社より条件が良かったので」といった説明は、相手にとって使い道のない情報です。
述べなくて構いません。
なお、辞退の連絡に対して、理由を詳しく聞かれることがあります。採用の側が、今後の募集の参考にしたいという趣旨です。答えられる範囲で述べて構いませんが、義務ではありません。「条件面で他社と比較した結果です」という程度で足ります。
受諾した後に辞退せざるを得ない場合
避けたい形ですが、生じることはあります。家族の事情、健康上の事情、いまの職場の状況の変化。
その場合の進め方です。
| 順 | 内容 |
|---|---|
| 1 | 分かった時点で、すぐに連絡する |
| 2 | 電話で伝え、経緯を簡潔に説明する |
| 3 | 謝意を伝える。言い訳をしない |
| 4 | 人材会社を経由している場合は、担当者にも同時に連絡 |
遅らせるほど、影響が大きくなります。
入社の日が近いほど、相手は準備を進めています。受け入れの体制、席、端末、他の候補者への断り。
1日でも早く伝えてください。
選考の途中で辞退する場合
内定の前、選考の途中で辞退することもあります。他社で決まった、条件が合わないと分かった、業務の内容が想定と違った。
この場合も、連絡してください。
| 段階 | 伝え方 |
|---|---|
| 書類の選考中 | メールで足ります |
| 面接の日程の調整中 | 日程が確定する前に連絡する |
| 面接の後、結果を待っている | 電話またはメール |
2つ目が重要です。日程を確定させた後に辞退すると、面接官の予定を押さえた後になります。
辞退の理由は、「他社で進めることとなりました」で足ります。
選考の途中での辞退は、内定の辞退より軽いとはいえ、連絡しないまま消えるのは避けてください。同じ業界で再会する可能性があります。
いまの職場に残る判断をした場合
この理由で辞退することも、あります。
引き留めを受けて残る、異動の希望が通った、状況が変わった。
伝えるときは、その旨を述べて構いません。
> 検討の結果、現職に残る判断をいたしました。
詳しい経緯を述べる必要はありません。
なお、この場合も、受諾の前に判断してください。受諾した後に現職に残ると、双方に影響が生じます。
経験の言い換えから相談することもできます。
連絡した後は、記録に残しておいてください。いつ、どの方法で、誰に伝えたか。後から確認が来た場合の材料になります。人材会社を経由している場合は、担当者に伝えた日も記録してください。
よくある失敗
1. 連絡を遅らせる
採用の計画に影響します。決めたらすぐ伝えてください。
2. メールだけで済ませる
まず電話が確実です。
3. 比較の内容を詳しく述べる
相手にとって使い道のない情報です。
4. 曖昧に伝える
辞退であることを明確にしてください。
5. 受諾した後に辞退する
受諾の前に判断してください。
6. 連絡しないまま放置する
最も避けたい形です。
まとめ
- 民法第627条第1項は、期間の定めのない雇用について、各当事者がいつでも解約の申入れをすることができるとしています
- 内定の法的な性質は、個別の事情によって判断されます。具体的な判断が必要な場合は、専門家に相談してください
- 受諾の前に判断してください。迷っている間は受諾しない。期限は相談できます
- 決めたらすぐに伝える。遅らせることが、いちばん影響します
- 方法は、まず電話。人材会社を経由している場合は、担当者に伝えれば足ります
- 理由は簡潔に。比較の内容や条件への不満を述べる必要はありません
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よくある質問
辞退を伝えたら、強く引き留められました
検討する余地があると考えて構いません。ただし、条件が変わることで判断が変わるのかを、自分で確認してください。変わらないのであれば、改めて辞退の意思を明確に伝えてください。「ご配慮いただきありがとうございます。検討いたしましたが、判断は変わりません」という形です。曖昧にすると、やり取りが続きます。なお、引き留めの中で条件の提示を受けた場合、それを検討すること自体は問題ありません。ただし、受け入れるなら、辞退を撤回することになります。その場合も、早く伝えてください。
複数社を同時に辞退する場合は
それぞれに個別に連絡してください。まとめて処理できるものではありません。優先するのは、入社の日が近い順です。相手の準備が進んでいる先から伝えてください。なお、人材会社を複数経由している場合は、それぞれの担当者に連絡が必要です。どの会社をどの経路で応募したかが分からなくなっている場合は、記録を確認してください。面接の記録の残し方は面接後に残しておくべき記録にあります。連絡の漏れは、相手にとって最も困る形です。
辞退した会社に、将来また応募できますか
応募できます。辞退したこと自体が、次の応募で不利になるとは限りません。募集のポジションも、選考する人も変わっていることがあります。ただし、前回の経緯は記録に残っていると考えてください。再応募のときに、前回の辞退に触れられることがあります。そのときは、事実を述べて構いません。「前回は他社で進めることとしましたが、その後◯年の経験を積み、改めて御社で働きたいと考えました」という形です。丁寧に辞退しておけば、この会話が自然に成立します。