選考対策 / 面接
書類選考で落ちるときに見直す点
書類が続けて通らないとき、直す場所を間違えると、時間だけが過ぎます。
多くの方は、書類の中身を直そうとします。ところが、原因が別の層にあることが少なくありません。
この記事では、原因を4つの層に分けて切り分ける手順を扱います。書き方そのものの問題は落ちる職務経歴書に共通する書き方に整理しています。
応募書類には、補正の機会がありません
役所の申請と、応募書類の違いを押さえておくと、考え方が変わります。
行政手続法第7条です。
> 行政庁は、申請がその事務所に到達したときは遅滞なく当該申請の審査を開始しなければならず、かつ、申請書の記載事項に不備がないこと（中略）その他の法令に定められた申請の形式上の要件に適合しない申請については、速やかに（中略）相当の期間を定めて当該申請の補正を求め、又は当該申請により求められた許認可等を拒否しなければならない。
形式上の要件に適合しない申請には、補正を求める。
窓口を担当してきた方には、当然の手順のはずです。不備があれば、連絡して直してもらう。
応募の書類には、この手順がありません。
不足があっても、連絡は来ません。「今回は見送らせていただきます」という通知が届くだけです。
つまり、一度で要件を満たす形にする必要があるということです。
原因は4層に分かれる
| 層 | 内容 | 直し方 |
|---|---|---|
| ① 応募先の選び方 | そもそも経験と合っていない | 応募先を変える |
| ② 必須要件 | 資格・経験年数を満たしていない | 応募先を変える |
| ③ 書類の中身 | 要件は満たすが、書き方で伝わっていない | 書類を直す |
| ④ 経路とタイミング | 応募の方法や時期の問題 | 経路を変える |
①と②は、書類を直しても通りません。
多くの方が③から直し始めますが、先に①と②を確認してください。
①——応募先の選び方を確認する
求人票の「仕事内容」を読み、自分の経験が何割対応しているかを見てください。
| 対応の度合い | 判断 |
|---|---|
| 7割以上 | 通る見込みがある。書類を直す価値がある |
| 半分程度 | 書き方次第。関係する経験を前に出す |
| 3割以下 | 応募先を変えるほうが早い |
3割以下の求人に10社応募するより、7割対応する求人を3社探すほうが、結果は早く出ます。
探し方を変える方法としては、求人票に出てくる言葉で検索するというやり方があります。「調整」ではなく「折衝」「合意形成」、「査定」ではなく「予実管理」。言い換えの一覧は公務員用語の言い換え一覧｜そのまま使えない言葉にあります。
②——必須要件を確認する
| 記載 | 意味 |
|---|---|
| 「必須」「必要な経験」 | 満たさないと、書類では通りません |
| 「歓迎」「あれば尚可」 | 無くても応募できます |
| 「◯年以上の経験」 | 年数は、実務の期間で数えます |
| 「◯◯の資格」 | 取得済みであることが前提の場合があります |
1つ目を満たしていない求人に応募し続けている場合、書類の書き方では解決しません。
ただし、「必須」の中身が自分の経験と対応している可能性もあります。
「法人営業の経験3年以上」と書かれていても、自治体向けの事業であれば、行政側での折衝の経験が評価されることがあります。判断に迷う場合は、応募して確かめるか、人材会社の担当者に確認してください。
③——書類の中身
①と②を確認したうえで、まだ通らない場合に、ここを直します。
確認するのは3点だけです。
| 点 | 確認方法 |
|---|---|
| 要約の5行 | 規模・機能・判断の範囲が入っているか |
| 求人票との対応 | 応募条件の各行に、書類の該当箇所を線で結べるか |
| 判断の記述 | 実績欄に「設計した」「決めた」が入っているか |
3点とも、詳しくは職務経歴書を自分で見直すチェックリストに整理しています。
④——経路とタイミング
見落とされやすい層です。
| 要因 | 内容 |
|---|---|
| 応募の経路 | 直接応募、人材会社の経由、転職の仲介の仕組み。経路で扱いが違う場合があります |
| 募集の時期 | 募集の締切間際は、すでに選考が進んでいることがあります |
| 同時期の応募者 | 募集の直後は応募が集中します |
| 書類の提出の形式 | 指定の形式に従っているか |
1つ目について補足します。人材会社を経由すると、担当者が応募先に推薦の理由を添えることがあります。書類だけでは伝わらない部分が補われるため、同じ書類でも結果が変わることがあります。
直接応募で続けて通らない場合、経路を変えてみる価値はあります。
書類以外で判断されている部分
書類の中身以外にも、見られている要素があります。
| 要素 | 内容 |
|---|---|
| 応募の動機の欄 | 応募フォームに記入の欄がある場合、ここも読まれます |
| 希望の条件 | 勤務地や入社の時期が、募集の条件と合っているか |
| 提出の期限 | 指定された期限内に提出されているか |
| 記載の整合 | 履歴書と職務経歴書で、期間や役職が一致しているか |
2つ目が見落とされやすい点です。応募フォームで「希望勤務地」を選ぶ欄があり、そこで募集のある拠点を選んでいないと、書類の中身にかかわらず対象外になることがあります。
4つ目も、確認で時間を使われる原因になります。提出の前に、在籍の期間・役職に就いた時期・資格の名称の3点を突き合わせてください。
切り分けの手順
3社から5社続けて通らなかったら、次の順で確認してください。
| 順 | 確認すること |
|---|---|
| 1 | 応募した求人の必須要件を、1件ずつ見直す（②） |
| 2 | 仕事内容と自分の経験の対応の度合いを測る（①） |
| 3 | 要約の5行と求人票との対応を確認する（③） |
| 4 | 応募の経路を変えてみる（④） |
1と2で該当するものがあれば、書類は直さなくて構いません。
応募先を変えるだけで結果が変わります。
経験の言い換えから相談することもできます。
よくある失敗
1. 書類だけを直し続ける
①と②を先に確認してください。
2. 対応の度合いが低い求人に応募し続ける
3割以下なら、応募先を変えるほうが早いです。
3. 必須要件を満たさずに応募する
書き方では通りません。
4. 1社落ちるたびに全文を書き直す
3社から5社の傾向を見てください。
5. 経路を1つに固定する
経路で扱いが変わることがあります。
6. 業界で探す
機能で探してください。
まとめ
- 行政手続法第7条は、形式上の要件に適合しない申請に補正を求めるとしています。応募書類には、この補正の機会がありません
- 原因は、①応募先の選び方 ②必須要件 ③書類の中身 ④経路とタイミングの4層です
- ①と②は、書類を直しても通りません。先にここを確認してください
- 求人票の仕事内容との対応の度合いが3割以下なら、応募先を変えるほうが早いです
- 業界ではなく、機能で探してください
- 応募の数を増やすより、対応の度合いを上げるほうが、結果が出ます
行政が相手の求人もまとまっています。行政が相手の求人を見てみる。
よくある質問
通過率の目安はありますか
職種と経験の対応によって大きく変わるため、一般的な目安を示すことはできません。同じ人でも、対応の度合いが高い求人と低い求人では、結果がまったく違います。目安を気にするより、自分の応募の記録を残すほうが有効です。応募日、求人の内容、対応の度合いの自己評価、結果。この4項目を記録しておくと、傾向が見えます。「対応の度合いが高いと評価した求人は通っている」という傾向が出れば、探し方を変える判断ができます。記録は、表計算の数行で足ります。
経験者採用の求人が見つかりません
探し方を変えてみてください。「公務員歓迎」「行政経験者」といった言葉で探すと、対象が限られます。代わりに、自分がやってきた機能の言葉で探してください。「債権管理」「用地」「補助金」「例規」「発注者支援」「自治体向け」。求人票に出てくる言葉は、庁内の言葉とは違います。また、自治体を顧客とする会社は、求人票に「行政経験者歓迎」と書いていないことも多いです。書いていなくても、その経験が評価される求人はあります。判断に迷う場合は、応募して確かめるか、相談してください。
応募先をどのくらいのペースで増やすべきですか
在職中であれば、同時に3〜5社程度が現実的です。それ以上だと、面接の日程の調整と、応募先ごとの準備が追いつきません。とくに、要約欄を応募先ごとに書き直す時間を考えると、同時に進めるのは5社が上限という方が多いです。加えて、1社ずつ結果を待つ必要はありません。並行して進めるのが通常です。仮に複数から内定が出た場合は、条件を比べて選べるという利点もあります。ペースより、1社あたりの準備の質を保つほうが、結果につながります。